登録支援機関とは?外国人労働者をサポートする重要な役割とメリットを徹底解説

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外国人雇用を本音で語る「リクアジの編集部」の上田です。
本日のトピックはこちら!

この記事を読むことで、次の3つのポイントが得られます。

登録支援機関の役割とその重要性
・具体的な支援内容と義務的支援・任意的支援の違い
・企業にとってのメリットと登録支援機関の選び方

「外国人労働者を受け入れたいが、サポートに不安がある…」そんな悩みはありませんか?企業と連携し、生活や文化適応まで支援する「登録支援機関」が、その不安を解消します。

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登録支援機関とは?

登録支援機関とは、外国人労働者が日本で働きやすい環境を整えるため、企業と連携して幅広いサポートを行う専門機関です。特に労働力不足が深刻な分野で採用される「特定技能制度」において、外国人労働者と企業が安心して働けるように支援します。

登録支援機関の必要性

登録支援機関は、日本の文化や制度に不慣れな外国人労働者が日本で働きやすく生活できるように支援する、企業と労働者の「架け橋」となる存在です。

特定技能制度を通じて来日する外国人労働者の多くは、日本での生活や仕事が初めてで、文化や法制度の違いに戸惑いや不安を抱えがちです。例えば、日本の職場で重視される「時間を守ること」「報連相(報告・連絡・相談)」の文化、日本の独自の生活習慣は、外国人にとって理解が難しい部分があります。

また、住居の確保や公共手続きなど、生活に必要な手続きも、母国と異なる日本の制度では対応が難しいことが少なくありません。こうした支援は、企業にとって負担が大きく、専任の登録支援機関のサポートが効果的です。

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登録支援機関の主な役割と支援内容

特定技能外国人に行う支援には、以下があります。

義務的支援
  • 事前ガイダンス
  • 入出国支援
  • 住居確保・生活契約支援
  • 生活オリエンテーション
  • 公的手続きの同行
  • 日本語学習支援
  • 相談・苦情対応
  • 日本人との交流促進
  • 転職支援
  • 定期面談と行政報告

これらの支援には「義務的支援」「任意的支援」の2種類があります。義務的支援は必ず行うべきサポートで、任意的支援は推奨される支援です。それぞれについて見ていきましょう。

事前ガイダンス

登録支援機関は、外国人労働者が来日する前に「事前ガイダンス」を行います。これには、日本での生活に関する基本情報や職場のルール、マナーについての説明が含まれます。

義務的支援(必須)

特定技能外国人が活動するための支援にかかる費用は、外国人本人から徴収してはいけません。また、母国の送り出し機関に支払った費用があれば、その内容を確認する必要があります。

任意的支援

日本の気候や適した服装、持参すべきものや不要なもの、入国後に必要となる生活費の目安についても説明することが望ましいです。

入出国支援

外国人労働者が日本に到着した際には、空港での出迎えなどの「入出国支援」を行います。初めて日本に来る人にとって、空港からの移動や手続きは非常に不安が大きいものです。登録支援機関はその不安を取り除き、スムーズに企業の元へ到着できるようにサポートします。

義務的支援(必須)

特定技能外国人が海外から入国する場合、空港や港から企業の事業所や住居までの送迎が義務付けられています。帰国時も同様に、出発空港で保安検査場まで同行し、不法滞在や失踪の防止措置を行います。

例外:既に日本在住の外国人は送迎不要
もともと日本に在住している外国人労働者や、退職後も日本に残る人には送迎は不要です。このような場合は、必要なサポート内容が異なることを事前に確認しておくことが大切です。

住居確保・生活契約支援

外国人労働者が住まいを確保し、生活に必要なインフラ(電気、水道、ガス、インターネットなど)の契約を円滑に進めるためのサポートも提供します。日本で住居を借りる際には、日本語での契約が必要となることが多く、外国人にとってはハードルが高い場合があります。登録支援機関はこの手続きをサポートし、安心して住める環境を整えます。

生活オリエンテーション

生活オリエンテーションでは、外国人労働者が日本で安心して生活できるよう、必要な生活情報を提供します。仕事だけでなく日常生活もスムーズに送れるよう支援する重要なステップです。

義務的支援(必須)

内容と実施時間

金融機関の利用、医療機関の利用方法、交通・生活ルール、日用品の購入方法などを労働者が理解できる言語で説明します。標準的には8時間以上の実施が推奨され、日本での生活経験があれば4時間以上の実施が必要です。

公的手続きの同行

外国人労働者が役所での住所登録や健康保険への加入、銀行口座の開設など、各種公的手続きを行う際に同行し、手続きがスムーズに進むようサポートします。これにより、言葉や制度の違いでの混乱が避けられ、必要な手続きを確実に行えます。

日本語学習支援

外国人労働者が日本で生活し、仕事をするために必要な日本語の習得を支援します。

義務的支援(必須)

日本語教室や日本語学校の情報を提供したり、自主学習向けのオンライン講座や教材の情報を案内します。また、受講契約や入学手続きをサポートし、学びの環境を整えます。

支援責任者による日本語指導、日本語能力試験の受験支援、資格取得者への優遇制度の導入、受講料の補助など、学習をサポートする経済的支援も行えます。

相談・苦情対応

労働者が生活や仕事で困ったことがあれば、いつでも相談できる窓口を設け、早期に解決策を提示します。これにより、労働者が抱える悩みを早期に把握し、トラブルが大きくなる前に対応することが可能です。

日本人との交流促進

地域住民や職場の日本人との交流イベントを企画し、外国人労働者が孤立せず、地域社会に溶け込む機会を提供します。日本人の生活文化や人々との触れ合いを通じて、生活がより豊かになります。

転職支援

企業側の都合で労働契約が終了する際に、外国人労働者が次の雇用先を見つけるサポートを提供する制度です。登録支援機関が転職を支援することで、労働者は日本での就労機会を継続でき、安心して日本での生活を続けることができます。こうした支援により、外国人労働者のキャリア継続が実現され、安定した就労環境が確保されます。

定期面談と行政報告

特定技能外国人が不当な扱いを受けないように状況をチェックし、外国人労働者が困った際に安心して相談できる環境を整えます。

義務的支援(必須)

外国人労働者とその上司などの監督者との面談を3カ月に1回以上定期的に実施し、生活オリエンテーションの内容を再確認したり、職場環境を確認します。もし、労働法などに違反していると感じることがあれば、関係する行政機関へ通報します。

問題が起きた際に、外国人労働者が自ら通報しやすいよう、行政機関の窓口一覧をあらかじめ提供しておくと効果的です。

こうした支援には時間と費用がかかりますが、企業がその費用を労働者に請求することは違法で、労働者負担は認められていません。

サポート業務は登録支援機関への委託が必要?

外国人労働者を受け入れる企業は、特定技能外国人のサポートを自社で行うか登録支援機関に委託するかを選べます。しかし、委託が義務となるケースもあり、条件によって対応が異なります。以下に、自社で対応する場合と委託が必須となる場合について説明します。

委託が必須な場合

企業が過去2年間に外国人労働者を受け入れた実績がなく、生活相談業務に従事するスタッフがいない場合、サポート業務は登録支援機関への委託が必要です。

初めて外国人労働者を受け入れる企業は、サポート体制を整えることが難しいため、登録支援機関にサポートを依頼する形になります。外国人支援には、母国語での説明や、専門知識が不可欠なため、実務経験のない企業では内製化が難しいことが現実です。

自社対応が可能な場合

外国人労働者の受け入れ経験があり、支援体制が整っている企業は、自社で対応するか委託するかを選択できます。企業の事情に合わせ、支援の一部を登録支援機関に委託することも可能です。ただし、委託範囲は支援計画に明確に記載する必要があります。また、今後の制度変更により、委託先は登録支援機関に限定される見込みです。

特定技能外国人への支援は内製化できる?

支援業務を内製化するには、以下の条件を満たす必要があります。

過去2年間の外国人受け入れ実績があること
・労働者と意思疎通ができるよう通訳などの人員確保ができること

内製化には人的コストがかかり、通常業務と並行して行うのは現実的に難しいケースも多いです。支援体制が整っていない企業には、登録支援機関への委託がより現実的な選択肢です。

登録支援機関を利用するメリット

メリット

人事業務の負担軽減
外国人労働者の定着率向上
法的リスクの軽減

人事業務の負担軽減

登録支援機関を利用することで、企業は複雑な支援業務を専門家に任せることができ、人事担当者の負担が大幅に軽減されます。例えば、住居の確保や役所手続きの同行など、通常の業務に加えて行うには大変な労力がかかる作業を支援機関に委託できます。

外国人労働者の定着率向上

充実した支援を受けることで、外国人労働者は職場に定着しやすくなります。支援が不足していると、生活や職場での困難が増え、離職につながりやすいですが、登録支援機関のサポートがあれば、安心して日本で働き続けることが可能です。

困ったさん

さらに定着率を高めるにはどうしたらいい?

法的リスクの軽減

外国人労働者の雇用において、登録支援機関の活用は法的リスクを大幅に減らすことができます。登録支援機関は、労働条件の整備や在留資格に関する手続きを法令に基づいてサポートし、企業が違反リスクを回避できるよう支援します。

また、問題が発生した際は迅速に関係機関に通報し、企業がトラブルに巻き込まれる前に対応します。登録支援機関を利用することで、労働法や在留資格関連の法令遵守が容易になり、外国人雇用をスムーズに行える環境が整います。

登録支援機関の選び方のポイント

支援業務がサービスメニュー化されているか
・外国人の母国語に対応しているか
・費用が適正であるか

支援業務がサービスメニュー化されているか

登録支援機関によっては、支援内容が具体的にサービスメニューとして整備されていない場合もあります。選ぶ際には、提供する支援内容がわかりやすくメニュー化されているか、具体的なサポート内容や支援フローが明確かを確認することが大切です。

また、サービス内容が調整・変更できるかどうかも重要です。企業のニーズや外国人労働者の状況に応じた柔軟な対応ができる機関は、効果的なサポートを提供することが期待できます。

外国人の母国語に対応しているか

外国人労働者が安心して相談できるよう、母国語で対応可能な支援機関を選ぶことが望ましいです。

たとえば、ベトナム人の労働者が多い企業であれば、ベトナム語で対応できる登録支援機関が最適です。通訳や翻訳のスタッフが何名配置されているか、どの程度まで対応可能か、また過去に似た職務経験のある外国人労働者に対応した実績があるかも重要です。こうした実績のある機関を選ぶことで、文化や習慣の違いによるトラブルも避けやすくなります。

費用が適正であるか

登録支援機関の費用は機関ごとに大きく異なるため、適正価格を確認するために複数の機関から見積もりを取得すると良いでしょう。費用の内訳やコンプライアンス遵守の姿勢も重要な確認ポイントです。

また、支援内容が外国人材紹介とセットになっている機関もありますが、費用が安価だからといって内容が不十分であれば支援の質に影響が出る可能性もあります。明細が明確で、費用と内容がバランスの取れた支援機関を選ぶと安心です。

まとめ

登録支援機関は、外国人労働者と企業をつなぐ重要な役割を担い、特に初めて外国人を受け入れる企業にとって不可欠な存在です。外国人労働者が日本で安心して生活し、働き続けられる環境を整えるためには、文化や生活習慣、法制度に詳しいサポートが必要です。登録支援機関は、労働者と企業がスムーズに連携できるよう、生活オリエンテーションや日本語学習のサポート、役所手続きへの同行、転職支援など、多岐にわたる支援を行います。

企業にとっては、長期的に信頼関係を築ける登録支援機関を選ぶことが、今後の安定した雇用においても大切なポイントとなります。

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この記事の監修者

プロフィールカード
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キャリアアドバイザー
秦 秀斗

大学卒業後、経営コンサルティング会社に入社し、企業の経営支援に携わる。その後、dodaを運営するパーソルキャリアにて、様々な方の転職支援に従事。その経験を活かし、株式会社JINにて、人材事業を開始。

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