特定技能の定期報告を完全攻略!必要書類と提出手順のすべて

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外国人雇用を本音で語る「リクアジの編集部」の上田です。本日のトピックはこちら!

・定期報告と随時報告の違い
・必要な書類と作成方法
・報告義務を怠った場合のリスク

特定技能制度を活用する企業にとって、定期報告は欠かせない手続きです。本記事では、定期報告の重要性や必要な手順をわかりやすく解説し、提出ミスを防ぐポイントも詳しくご紹介します。適切な報告を行い、安心して特定技能外国人を受け入れるための知識をぜひご活用ください

特定技能制度の定期報告とは

特定技能制度を利用する企業には、特定技能外国人の活動状況や支援状況を3カ月に1度、出入国在留管理庁へ報告する義務があります。この定期届出は、労働環境や支援が適切であることを確認し、制度の透明性を保つための重要な手続きです。報告を怠る、または虚偽の内容を届け出た場合、罰則の対象となるため、必要書類や提出期限を正確に把握し対応することが求められます。

2024年1月1日より、コロナ禍で許可されていたオンライン面談は廃止され、原則対面での実施が義務付けられました。

定期届出と随時届出について

定期届出は、特定技能外国人に関する受入れ状況や活動状況、支援の実施状況を出入国在留管理局に届け出ることを「定期届出」といいます。一方、随時届出は、雇用条件の変更や退職、新たな雇用契約の締結など、特定技能外国人の状況に変更が生じた場合に速やかに報告する手続きです。以下に違いを表にまとめました。

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項目定期届出随時届出
目的四半期ごとに特定技能外国人の状況を報告する特定技能外国人に関する変更があった場合に報告する
報告内容受入れ状況- 活動状況- 支援の実施状況雇用条件の変更・退職(雇用契約の終了)、新たな雇用契約の締結、支援計画の変更
報告頻度年4回(四半期ごとに実施)状況変更後14日以内
提出先出入国在留管理局出入国在留管理局
注意事項該当期間の状況を正確に報告する必要がある状況変更があれば速やかに対応する必要がある

定期報告は外国人の状況全般を定期的に報告する義務全体を指し、定期届出はその中で四半期ごとに出入国在留管理局へ提出する事を言います。

アジア人材情報メディアリクアジ外国人採用への画像

定期報告に必要な書類

定期届出に必要な書類は、特定技能外国人を受け入れる企業が自ら対応する場合と、登録支援機関に委託する場合で異なります。以下で詳しく見ていきましょう。

【ケース1】登録支援機関に委託している場合

まずは、登録支援機関に支援を委託している場合について見ていきましょう。①~③までが作成・提出必須である書類です。

受け入れ企業が準備する書類

受入れ・活動状況に係る届出書(新参考様式第3-6号

特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況(参考様式第3-6号別紙

賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの+比較対象の日本人のもの)

報酬支払証明書(参考様式第5-7号

①受入れ・活動状況に係る届出書

「受入れ状況・活動状況に係る届出書」は法人全体で1部作成し、事業所単位で作成する必要はありません。記載する従業員はフルタイムで働く全従業員が対象で、特定技能外国人がいない場合も空欄にせず「0」と記載します。届出期間内に発生した支援料や採用にかかった費用を正確に記載し、責任者が署名する必要があります。作成は特定技能所属機関の役職員に限られ、登録支援機関や行政書士以外に依頼することは法令違反となるため注意してください。

②特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況

特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況を報告する書類は、登録支援機関ごとに作成できます。活動日数は該当期間中の就労日数を指し、有給・無給を問わず休日は含みませんが、支援や出張、研修は含めます。この書類では特定技能外国人の基本情報(氏名、生年月日、国籍、在留カードなど)や活動日数、給与を記載します。給与は届出対象期間中に実際に支払われた額を記載し、支払いがない月は斜線を記載します。

生活オリエンテーション等も活動日数に含まれます。

特定技能制度定期届出書の記載方法と留意点|出入国在留管理庁

③賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの+比較対象の日本人のもの)

賃金台帳の写しは、特定技能外国人と比較対象となる日本人従業員それぞれのものを提出します。特定技能外国人分は届出対象期間内の全員分を、日本人分は在留資格申請時に指定した同一人物の台帳を提出します。指定の様式はなく、企業で作成した台帳の写しで構いません。比較対象の日本人が退職・転勤している場合は、同じ業務を行う別の従業員の台帳を用意します。

登録支援機関が作成・提出すべき書類

登録支援機関が提出すべき定期届出は以下の3つとなります。

作成・提出する書類

①支援実施状況に係る届出書(参考様式第4-3号

②1号特定技能外国人支援対象者名簿(参考様式第4-3号別紙

③定期面談報告書(1号特定技能外国人用+監督者用)(参考様式第5-5号第5-6号

必要に応じて提出が求められる書類には、相談記録書、転職支援実績報告書、支援未実施に係る理由書がありますのでご注意ください。

【ケース2】自社で支援を行っている場合

登録支援機関に委託せず、自社で特定技能外国人の支援を行う場合、先述した書類をすべて自社で作成する必要があります。具体的には、最低でも以下の6種類の書類を用意しなければなりません。

自社で作成が必要な書類
  • 受入れ・活動状況に係る届出書
  • 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
  • 賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの・比較対象の日本人のもの)
  • 支援実施状況に係る届出書
  • 1号技能特定技能外国人支援対象者名簿
  • 定期面談報告書(1号特定技能外国人用・監督者用)

必要に応じて、相談記録書・転職支援実施報告書・支援未実施に係る理由書などの提出も必要になります。また、届出期間内に届出書を作成できなかった場合も理由書の添付が必要です。

外国人採用に不慣れな場合は、登録支援機関に依頼するのがおすすめです。

定期報告の提出期間

四半期ごとの提出スケジュール

定期届出は、四半期ごとに1回提出する必要があります。3カ月に1度実施する定期面談の結果を含め、四半期ごとの報告として提出する形式です。以下の表は、各四半期の期間と定期届出の提出期限をまとめたものです。

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四半期期間提出期限
第1四半期1月1日 ~ 3月31日4月1日~4月15日
第2四半期4月1日 ~ 6月30日7月1日~7月15日
第3四半期7月1日 ~ 9月30日10月1日~10月15日
第4四半期10月1日 ~ 12月31日(翌)1月1日~1月15日

災害などの影響で提出が難しい場合には、特例が適用されることがあります。

提出期限を過ぎてしまった場合の対処方法

定期報告の提出期限を過ぎてしまった場合でも、速やかに対応することが重要です。まず、期限を過ぎた理由を明確にし、「理由書」を添付して提出します。遅延が発生した場合は、出入国在留管理庁に連絡を取り、状況を説明して指示を仰ぎましょう。

理由書に決まったフォーマットはありません。Wordなどの適切な形式で作成しましょう。

定期報告の提出方法

定期届出の提出先は、所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局です。所在地とは、雇用する特定技能外国人の指定書に記載されている住所となります。

法人の場合、事業所所在地ではなく、法人登記の本店所在地を基準に管轄の入管局が決まります。例えば、本店が東京なら提出先は東京入管局となります。

地方局・支局名届出を管轄する都道府県
札幌出入国在留管理局北海道
仙台出入国在留管理局青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
東京出入国在留管理局茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、新潟県、山梨県、長野県
東京出入国在留管理局 横浜支局神奈川県
名古屋出入国在留管理局富山県、石川県、福井県、岐阜県、静岡県、愛知県、三重県
大阪出入国在留管理局滋賀県、京都府、大阪府、奈良県、和歌山県
大阪出入国在留管理局 神戸支局兵庫県
広島出入国在留管理局鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県
高松出入国在留管理局徳島県、香川県、愛媛県、高知県
福岡出入国在留管理局福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮城県、鹿児島県
福岡出入国在留管理局 那覇支局沖縄県

【オンライン】出入国在留管理庁の電子届出システムを利用する場合

オンライン届け出を利用するには、事前登録が必要です。所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口または郵送で、「出入国在留管理庁電子届出システム利用者情報登録届出書」を提出する必要があります。登録が完了すると、ログインIDとパスワードが発行され、システムへのアクセスが可能になります。

出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト

現時点ではシステムの使い勝手が改善の余地があり、郵送で提出する機関が多い状況です。

定期報告を怠った場合のリスク

定期報告を怠ると、外国人の受け入れが停止される可能性があり、業務が回らなくなるケースもあります。特定技能外国人に頼る業務では特に影響が大きいため注意が必要です。具体的な影響について、詳しく見ていきましょう。

罰則やペナルティの内容

定期報告を怠った場合、企業名の公表や外国人受け入れ停止などの罰則が科されることがあります。また、虚偽報告を行った場合には、さらなる厳しい処分や法的制裁を受ける可能性があります。罰則には、以下が含まれます。

具体的な罰則

企業名の公表
外国人受け入れ停止
法的制裁

企業への影響と注意点

報告義務違反が発覚すると、企業は行政指導や罰則を受けるだけでなく、社会的信用を失う可能性があります。これは、取引先や顧客との信頼関係にも悪影響を与え、経営全体に波及するリスクがあります。報告業務を確実に遂行するために、担当者を明確にし、スケジュールを管理する仕組みを整えることが重要です。

まとめ

特定技能制度の定期報告は、外国人材の受け入れ状況や支援状況を適切に管理し、制度の透明性を保つ重要な義務です。報告を怠ると罰則や企業名の公表といったリスクがあるため、必要書類や提出期限を正確に把握し対応することが求められます。登録支援機関の利用や自社対応のどちらを選ぶ場合でも、報告の正確性と期限厳守が信頼性確保の鍵です。特定技能外国人との信頼関係を築き、制度を活用して持続的な成長を目指しましょう。

特定技能制度の定期報告についてのご相談はこちら

特定技能制度の定期報告でお困りではありませんか?必要書類や提出方法に不安を感じる企業様に向けて、専門的なサポートや最新の情報をご提供いたします。報告義務の適切な対応でリスクを回避し、スムーズな運用を実現しましょう。ご質問やサポートのご依頼は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事の監修者

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キャリアアドバイザー
秦 秀斗

大学卒業後、経営コンサルティング会社に入社し、企業の経営支援に携わる。その後、dodaを運営するパーソルキャリアにて、様々な方の転職支援に従事。その経験を活かし、株式会社JINにて、人材事業を開始。

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