在留資格認定証明書とは?有効期限や交付申請の必要書類について解説

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外国人雇用に特化した情報をお届けする「リクアジ編集部」です。本日は、行政書士で入管業務専門の安藤祐樹先生監修のもと、在留資格認定証明書交付申請の基本についてわかりやすく解説します!

・在留資格認定証明書の役割
・申請の対象と手続き方法
・取得後の注意点

在留資格認定証明書は、日本に入国する外国人の上陸申請手続きをスムーズに進めるために必要な書類です。本記事では、外国人を雇用する企業が代理人となって取得することが多い在留資格認定証明書の申請手続きについて、基本概要、有効期限、必要書類など、新規採用時に役立つ知識を解説します。

在留資格認定証明書とは?

在留資格認定証明書とは、外国人が日本に入国して行う予定の活動が、入管法で定められた在留資格ごとの活動範囲に当てはまっているかどうかなど、上陸のための条件に適合することを、法務大臣が事前に審査して証明する書類です。

この証明書を事前に取得しておくと、外国人はビザ(査証)の申請や日本入国時の上陸申請で、必要な条件を満たしていることを簡単に証明できます。ビザ申請は在外公館(大使館や総領事館など)で、上陸申請は空港などで行われます。

何を証明しているのか

在留資格認定証明書が証明する内容は、次の3点です。

証明する内容

入管法が定める在留資格の活動に該当していること
 外国人が日本で行う予定の活動内容が、入管法で定められた在留資格ごとの活動範囲に当てはまっている。

在留資格ごとの個別の許可基準に適合していること
 該当する在留資格の詳細な条件(学歴や職歴など)を満たしているか。

活動内容が虚偽ではないこと
 提出された活動内容や書類が真実であるか。

混雑する空港などの入国審査ブースで行われる上陸申請の際に、これらの要件に適合していることを短時間で立証することは現実的ではないため、上陸手続きを円滑に進めるための措置として、在留資格認定証明書交付制度が運用されています。

在留資格認定証明書が必要な場合と不要な場合

日本に入国する際に、必ず在留資格認定証明書の提出が求められる在留資格は、「特定技能(1号および2号)」「高度専門職1号」のみです。しかし、在留資格認定証明書は、他の在留資格の入国審査においても手続きを簡略化するための非常に有効な立証資料となります。そのため、中長期で日本に滞在する場合は、基本的に事前取得が推奨されます。

なお、「短期滞在」の在留資格で日本に入国し、観光や親族訪問などを行う場合、在留資格認定証明書の事前交付制度は存在しないため、特に手続きは不要です。この場合、ビザ免除の対象ではない国のパスポートを持つ外国人は、在外公館でビザの発給を受けた後に日本に入国し、ビザ免除国のパスポートを持つ外国人は、事前手続き不要でそのまま空港で上陸申請を行うことができます。

ビザ発給や上陸許可は保証されない

在留資格認定証明書を提出することで、ビザ申請や上陸申請の審査をスムーズに進めることができます。しかし、この証明書は、ビザの発給や上陸許可が保証されるものではありません。

ビザが発給される条件

有効な旅券(パスポート)を持っていること
帰国できる手段が確保されていること
入管法で定められた上陸拒否の理由に該当しないこと

在留資格認定証明書では、これらの条件を証明することはできません。そのため、たとえ証明書を持っていても、ビザが発給されなかったり、空港で日本への上陸を許可されなかったりする場合があります。

在留資格認定証明書の有効期限

在留資格認定証明書の有効期限は交付日から3カ月です。在留資格認定証明書は入国時に空港などで行う上陸申請の必要書類であるため、交付後は3カ月以内に入国する必要があります。

なお、外国人が日本に入国するためには、短期滞在などの例外を除き、在留資格認定証明書だけでなく、在外公館でビザの取得申請も必要です。ビザの有効期限も同様に3カ月です。

在外公館とは、日本政府が海外に設置する大使館や総領事館のことです。外交活動のほか、ビザ発給や各種証明書の発行、日本人のサポートを行います。

在留資格認定証明書の審査中はビザ発給申請が受理されないため、入国日から逆算して手続きをいつ行うべきか、しっかりとスケジュールを立てましょう。

在留資格認定証明書の申請方法

在留資格認定証明書を取得するためには、地方出入国在留管理官署で在留資格認定証明書交付申請を行う必要があります。以下に手続きの具体的な方法を解説します。

申請は主に受け入れ企業や在日親族などが行う

在留資格認定証明書交付申請は、必ず日本国内で行う必要があるため、通常は、外国人本人ではなく、外国人を雇用する企業の担当者や日本に居住する外国人の親族などが代理人として申請します

また、入管法施行規則には申請取次制度が定められており、外国人本人や代理人は、申請取次者に申請書類の提出を依頼することが可能です。申請取次者としては、登録支援機関、公益法人、弁護士、行政書士などが規定されています。

申請書類の提出先

外国人を雇用する企業の担当者が代理人として申請する場合、在留資格認定証明書交付申請の申請先は、企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局の「本局」「支局」「出張所」です。

各地方出入国在留管理局の管轄については、出入国在留管理庁のwebサイトをご確認ください。

参照:出入国在留管理庁|地方出入国在留管理官署

在留資格認定証明書の申請や交付には、手数料はかかりません。

交付申請の必要書類

在留資格認定証明書交付申請の必要書類は、在留資格の種類により異なります。全ての在留資格に共通する提出書類は、「在留資格認定証明書交付申請書」「申請人の写真」「返信用封筒」の3点です。

在留資格別の必要書類の詳細は、出入国在留管理庁のwebサイトをご確認ください。

参照:出入国在留管理庁|在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書の申請は複雑なため、行政書士など専門家への依頼をお勧めします。

審査の標準処理期間

在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は1~3カ月です。出入国在留管理庁は、実際の審査における平均処理日数を公開しており、令和6年11月の在留資格認定証明書交付申請の処理日数の平均は、「特定技能1号」が58.6日「技術・人文知識・国際業務」が74.8日「経営・管理」が146日となっています。

在留資格の種類や申請者の個別事情により、審査にかかる日数は大きく異なるため、余裕のあるスケジュールで申請できるよう準備をすることが重要です。

参照:出入国在留管理庁|在留審査処理期間

オンライン申請

在留資格認定証明書交付申請は、オンラインで行うことが可能です。ただし、日本国外のIPアドレスからはアクセスできないため、オンラインで申請する場合でも、外国人を雇用する企業の担当者や日本に居住する外国人の親族などが代理人として申請することが一般的です。

なお、外国人を雇用する企業の担当者がオンライン申請を行うためには、事前に郵送または地方出入国管理局の窓口で「在留申請オンラインシステム」の利用申出の手続きを行う必要があります。

参照:出入国在留管理庁|在留申請のオンライン手続

在留資格認定証明書の電子化

2023年3月17日より、在留資格認定証明書をメールで受け取ることができるようになりました。従来の紙の在留資格認定証明書と比較して、「紛失のリスクがない」「外国に郵送するコストが不要」「メール転送で時間を短縮できる」「申請時に返信用封筒の提出が不要」など、多くのメリットがあります。

ただし、メールで在留資格認定証明書を受け取ることができるのは、「オンライン申請をした場合」および「オンライン申請の利用者登録をした上で窓口申請をした場合」に限られます。

参照:出入国在留管理庁|在留資格認定証明書の電子化について

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在留資格認定証明書交付後の流れ

在留資格認定証明書が交付されたら、3カ月以内に日本に入国する必要があります。交付から入国までの基本的な流れを解説します。

外国人本人宛に郵送する

紙の在留資格認定証明書の交付を受けた場合、原本を日本国外の外国人本人宛に郵送します。

現在は、在外公館で行うビザ発給申請や空港などで行う上陸申請の際、在留資格認定証明書原本の表裏両面を印刷したコピーを提出することで申請が受理されます。

郵送時に原本紛失のリスクがあるため、必ず表裏両面のコピーを作成し、PDFファイルなどで保管しておきましょう。

電子化された在留資格認定証明書をメールで受け取った場合、そのまま外国人本人宛に転送してください。その際、外国人本人のスマートフォンなどで文字化けせずに表示されるか確認しておきましょう。メールで受け取った在留資格認定証明書は、ビザ発給申請や上陸申請の際、スマートフォンなどの画面を提示するだけで申請が受理されます。

パスポート(旅券)発給申請

在留資格認定証明書交付時点でパスポートを保有していない場合や、残存有効期間が短い場合は、パスポートの新規発給または更新の手続きを行う必要があります。パスポートの発給にかかる期間は国によりますが、日本の場合は申請から1週間程度です。

既に十分な残存有効期間のあるパスポートを保有している場合、特に手続きは不要です。

ビザ(査証)発給申請

在留資格認定証明書とパスポートの準備ができたら、外国人本人の居住国に所在する日本の在外公館(大使館、総領事館)などでビザ発給申請を行います。

ビザ発給にかかる期間の目安は申請受理の翌日から起算して5業務日とされていますが、申請内容に問題がある場合や申請数が多数に及ぶ場合などは、長期化する可能性があります。

参照:外務省|ビザ取得までの必要日数

上陸の申請

無事にビザが発給されたら航空券を手配し、日本国内の空港で上陸申請を行います。その際必要なものは「パスポート」「ビザ(査証)」「在留資格認定証明書」「外国人入国記録(EDカード)」です。

ビザと在留資格認定証明書はどちらも有効期間が3カ月ですが、上陸審査の時点で有効である必要があります。外国人入国記録(EDカード)は、飛行機の中または到着後に空港内の入国審査ブース付近で配布されている用紙に記入して提出してください。

在留資格認定証明書の返納

在留資格認定証明書の交付を受けた後に、日本への入国を取りやめた場合や入国時にコピーを提出した場合などは、郵送または地方出入国在留管理局の窓口で原本を返納する必要があります。返納時には、原本以外に、申請番号や氏名、返納理由などを記載した「返納理由書」を提出する必要があります。

参照:出入国在留管理庁|在留資格認定証明書交付申請

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不交付処分について

在留資格認定証明書交付申請の審査の結果、不交付処分となった場合でも、再申請が可能です。

ただし、同じ内容で申請しても結果は変わらないため、不交付の理由を払拭できるか確認した上で再申請を検討することが重要です。

不交付理由の詳細を確認して再申請を検討する

不交付処分の理由は、審査を行った地方出入国在留管理局に出向き、入国審査官に確認することができます。その際、「再申請で交付される見込みがあるか」「他の在留資格で入国可能か」など、次に行うべき行動をイメージしながらヒアリングするように心がけましょう。

ビザ発給拒否処分を受けた場合は6カ月間再申請できない

在外公館で行うビザ発給申請が発給拒否処分となると、6カ月間はビザ発給の再申請ができません。また、発給拒否の理由についても開示されないため、注意が必要です。

なお、地方出入国在留管理局で行う在留資格認定証明書交付申請は、基本的には不交付処分後すぐに再申請することが可能ですが、ビザの再申請不可の期間内においては、たとえ再申請をしても不交付処分となる可能性が高いです。

紛失や有効期限切れで失効した場合

在留資格認定証明書には再発行の制度がないため、紛失や有効期限切れで失効した場合、最初から申請をやり直す必要があります。しかし、以前は原本の提出が必要だった在留資格認定証明書も、現在は表裏のコピーを提出することでビザ発給や上陸申請の手続きを進めることができます。

在留資格認定証明書の交付を受けた後は、必ず表裏両面のコピーを保存しておきましょう。

まとめ

在留資格認定証明書交付申請は、外国人を雇用する企業の担当者などが代理人となって申請することが多い手続きです。そのため、在留資格認定証明書の役割や手続きの流れなどの概要は、外国人を採用するために企業担当者が知っておくべき必須の知識と言えるでしょう。

日本国外から外国人を受け入れる場合は、職業紹介事業者や登録支援機関、監理団体などの支援を受けながら採用活動を行うことが多いため、信頼できる事業者との関係構築がスムーズな外国人採用のための近道となります。

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この記事の監修者

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行政書士

安藤 祐樹

きさらぎ行政書士事務所代表。20代の頃に海外で複数の国を転々としながら農業や観光業などに従事し、多くの外国人と交流する。その経験を通じて、帰国後は日本で生活する外国人の異国での挑戦をサポートしたいと思い、行政書士の道を選ぶ。現在は入管業務を専門分野として活動中。TOEIC850点。趣味はプログラミングと料理。愛知県行政書士会所属(登録番号22200630号)

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