特定技能の定期報告とは?四半期ごとの報告内容と提出方法を徹底解説

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外国人雇用を本音で語る「リクアジの編集部」の上田です。本日のトピックはこちら!

・特定技能における定期報告の目的や重要性が理解できる
・必要書類と提出方法について具体的に学べる
・提出を怠った場合のリスク回避方法がわかる

「特定技能の四半期報告、何をどう報告すればいいの?」と悩んでいませんか?この記事では、特定技能に関する定期報告について、その基本的な内容から具体的な提出方法まで、スムーズに進めるためのポイントを解説します。

特定技能の定期報告とは?

定期報告の目的と意義

特定技能の定期報告は、外国人労働者の受け入れ状況やその労働環境が適正であるかどうかを確認するために行われる重要な手続きです。4半期に一度入管への定期報告が義務付けられています。報告を通じて、受け入れ企業が法的な基準を守っているかどうかを国が監視し、適切な労働環境を確保することが目的です。

【定期届出の対象・提出期限】

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届出の対象となる期間提出期限
第1四半期1月1日~3月31日4月1日~4月15日
第2四半期4月1日~6月30日7月1日~7月15日
第3四半期7月1日~9月30日10月1日~10月15日
第4四半期10月1日~12月31日(翌)1月1日~1月15日

定期報告が必要な理由

定期報告が必要な理由は、外国人労働者の不正雇用や過酷な労働条件を未然に防ぐための対策としても、定期的な報告が不可欠です。

実例として、厚生労働省の統計データによると、2023年に行われた特定技能制度の監査では、定期報告を怠った企業に対して、是正指導が行われたケースが複数報告されています。これにより、企業は労働条件の見直しを迫られたという事例もあります。

提出期限を過ぎた場合の対処方法

提出期限を過ぎてしまった場合は、できるだけ早く報告を行うことが求められます。期限を守らなかった場合、監督機関からの是正指導や、場合によっては罰則が課される可能性があります。厚生労働省の指導によれば、期限を過ぎても報告は必須であり、速やかに状況を説明した上で提出することで、ペナルティを軽減できる場合もあります。また、報告が遅れた理由を明確にし、今後の再発防止策を提示することも重要です。

特定技能制度における定期報告の種類

定期報告と随時報告の違い

特定技能制度では、受け入れ機関が外国人労働者に関する状況を国に報告する必要があります。これには定期報告と随時報告の2種類があります。定期報告は、四半期ごとに行われる報告で、労働者の労働環境や生活支援の状況を報告するものです。一方、随時報告は、特定の事象が発生した場合に行う報告で、例えば、外国人労働者が転職した場合や、契約の終了が発生した場合に速やかに届け出が必要です。

定期報告で必要になる書類一覧

定期報告では、いくつかの書類を提出する必要があります。主な書類は次の通りです。

定期報告に必要書類

・労働条件通知書のコピー
・労働者の勤務状況や出勤状況を示す出勤簿
・生活支援計画書の進捗状況報告書
・住居情報を含む生活状況確認報告書

これらの書類は、特定技能外国人が適切な労働環境で働いているか、また支援が十分に提供されているかを確認するために重要です。

随時報告が必要な場合

随時報告では、以下のようなケースが発生した際に報告が必要です。

随時報告が必要な場合

・契約の解除や終了
・外国人労働者の転職や退職
・労働環境に重大な変更があった場合

これらの報告に必要な書類としては、労働契約の終了通知書や、契約解除理由書が含まれます。また、随時報告は事象が発生してから14日以内に行う必要があります。

定期報告の提出先と提出方法

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地方局・支局届出を管轄する都道府県
札幌出入国在留管理局北海道
仙台出入国在留管理局青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県
東京出入国在留管理局茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、新潟県、山梨県、長野県
東京出入国在留管理局
横浜支局
神奈川県
名古屋出入国在留管理局富山県、石川県、福井県、岐阜県、静岡県、愛知県、三重県
大阪出入国在留管理局滋賀県、京都府、大阪府、奈良県、和歌山県
大阪出入国在留管理局
神戸支局
兵庫県
広島出入国在留管理局鳥取県、島根県、岡山県、広島県、山口県
高松出入国在留管理局徳島県、香川県、愛媛県、高知県
福岡出入国在留管理局福岡県、佐賀県、長崎県、熊本県、大分県、宮城県、鹿児島県
福岡出入国在留管理局 那覇市局沖縄県

窓口での提出方法

特定技能の定期報告を行う際、提出窓口として最寄りの入管局や地方出入国在留管理局を利用できます。提出の際には、あらかじめ必要な書類を全て揃え、書類の内容に不備がないことを確認することが重要です。窓口での提出は直接職員に確認してもらえるため、不備があった場合でもその場で訂正が可能です。なお、提出は平日のみで、事前に予約が必要な場合もあるため、訪問前に確認しておくことをお勧めします。

郵便での提出方法

郵便による提出方法は、物理的に窓口に行けない場合に便利な手段です。提出する書類は、簡易書留やレターパックなど、確実に追跡できる方法で送付することが推奨されます。書類を送る際には、受領確認書や返信用封筒を同封することで、提出が完了したかどうかの確認が取れるようにしておくことが重要です。郵便による提出は、提出日の消印が有効となるため、期限に間に合うよう余裕を持って送付しましょう。

オンラインでの提出方法(事前準備も含む)

オンラインでの提出は、近年利用が推奨されている方法です。まず、オンラインシステムを利用するためには事前登録が必要です。日本政府が提供する「在留資格申請オンラインシステム」を利用する場合、企業や支援機関はアカウントを作成し、必要な情報を登録する必要があります。登録後は、各種書類をデータ化し、システム上にアップロードして提出します。オンラインでの提出は、時間や場所に制約されずに提出できるため、非常に便利ですが、書類のデータ形式や内容に不備がないかを慎重に確認することが大切です。

定期報告を行う際の注意点

・書類の正確性と署名に関するポイント
・提出期限を守るための対策

書類の正確性と署名に関するポイント

定期報告を行う際、最も重要なポイントは書類の正確性です。提出する書類の内容に誤りがあると、監査や審査において問題が生じる可能性があります。例えば、労働者の勤務状況や支援内容に関する情報が実際と異なる場合、罰則を受けるリスクもあります。こうした点を確実に確認することで、報告の信頼性を高めることができます。

提出期限を守るための対策

定期報告は四半期ごとに提出が求められるため、提出期限を守ることが重要です。提出期限を過ぎると、ペナルティが発生する可能性があるため、あらかじめスケジュールを確認し、余裕を持って書類作成を進めることが推奨されます。オンラインでの提出を活用することで、期限に余裕を持って対応できる環境を整えることができます。

登録支援機関と自社支援の違い

登録支援機関に支援を委託している場合

特定技能外国人の支援業務を登録支援機関に委託している場合、定期報告においては、支援機関が行った支援内容を報告する必要があります。この報告には、以下のような書類が含まれます。

受入れ・活動状況に係る届出書(新参考様式第3-6号
特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況(参考様式第3-6号別紙
賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの+比較対象の日本人のもの)
報酬支払証明書(参考様式第5-7号

登録支援機関が支援を担当するため、企業自体はこれらの書類の作成や管理に直接関与しないことが多いですが、最終的な責任は受け入れ企業側にあります。また、登録支援機関を利用することで、企業が行う業務負担を軽減できますが、その分コストがかかる点に注意が必要です。

登録支援機関が作成・提出する必要書類

登録支援機関が提出すべき定期届出は以下の3つとなります。

①支援実施状況に係る届出書(参考様式第4-3号
②1号特定技能外国人支援対象者名簿(参考様式第4-3号別紙
届出対象期間に支援を行った特定技能外国人の氏名、性別、生年月日、国籍・地域、在留カード番号、居住地を記載します。
③定期面談報告書(1号特定技能外国人用+監督者用)(参考様式第5-5号第5-6号
支援担当者は、特定技能外国人とその監督者の両方と3ヶ月に1回以上面談を行う必要があります。定期面談を適切に実施したことを報告するため、定期面談の報告書を提出します。

相談窓口
書類の記入方法など不明点は、地方出入国在留管理官署または外国人在留総合インフォメーションセンター(TEL:0570-013904)までお問い合わせください。

自社で支援を行っている場合の報告内容と書類

自社で外国人労働者への支援を行っている場合、企業は全ての支援業務に責任を持ち、報告も自ら行う必要があります。この場合、次の書類が求められます。

必要な書類
  1. 受け入れ・活動状況に係る届出書(参考様式第3-6号
  2. 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
    参考様式第3-6号別紙
  3. 賃金台帳の写し(特定技能外国人のもの+比較対象の日本人のもの)
  4. 支援実施状況に係る届出書(参考様式第3-7号
    ※支援を実施した特定技能外国人が複数名おり、支援状況が同じである場合は(参考様式第3-7号(別紙)
  5. 相談記録書(参考様式第5-4号
  6. 定期面談報告書(1号特定技能外国人用+監督者用)(参考様式第5-5号第5-6号

自社で支援を行う場合は、支援内容に対する柔軟性が高まる一方で、支援の質や範囲に対する責任が重くなります。適切な支援を提供できていない場合、労働者の生活や業務に悪影響が出る可能性があるため、綿密な計画とサポートが不可欠です。

特定技能の定期報告に役立つサービスやツール

登録支援機関への委託による負担軽減

登録支援機関に委託すれば、企業の負担を大幅に減らすことができます。登録支援機関は、外国人労働者の労働状況や生活支援について報告を代行する専門機関です。支援計画の作成から報告書の作成・提出までを担当するため、企業はその分、本来の業務に集中できるようになります。また、支援の質が高く維持されるため、労働者も安心して働けます。企業にとって、法的義務を円滑に果たすための最適な選択肢となることが多いでしょう。

オンライン報告をサポートするシステム

オンライン報告を活用すれば、定期報告の手続きを効率よく進められます。日本政府が提供する「在留資格申請オンラインシステム」では、企業や登録支援機関がインターネット経由で必要書類を提出でき、不備も自動チェックされるため、ミスを防ぎ再提出の手間も省けます。提出状況の確認や記録保存も簡単で、報告管理がスムーズになります。このシステムの活用で、報告業務の負担を大幅に減らせます。

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この記事の監修者

プロフィール画像
キャリアアドバイザー
秦 秀斗

大学卒業後、経営コンサルティング会社に入社し、企業の経営支援に携わる。その後、dodaを運営するパーソルキャリアにて、様々な方の転職支援に従事。その経験を活かし、株式会社JINにて、人材事業を開始。

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