書類提出の負担が軽減!? 特定技能制度4月改正の実務チェックリスト

はじめに

令和7年4月1日から「特定技能」の在留資格に関わる運用が大幅に変更されます。今回の改正は、省令・規則の見直しによる書類提出方法の緩和や、支援計画におけるオンライン面談の解禁など、多岐にわたります。採用担当者は新たなルールをしっかり把握し、スムーズに外国人材を受け入れられるよう準備しておきましょう。

提出書類の大幅な変更と省略要件

• 令和7年3月31日以前に受入れを開始している場合
  従来は在留諸申請時に「会社の登記事項証明書」など多くの書類が必要でしたが、今後は年1回の定期届出で適格性が確認されるため、申請時の提出は不要となります。
• 4月1日以降に初めて受入れを開始する場合
  従来どおり初回申請時に一定の書類提出が必要です。ただし、オンライン申請や電子届出を利用している一定規模以上の企業は一部書類を省略できます。

オンライン申請や電子届出の利用登録を済ませており、過去に不正がないなど一定の要件を満たす場合は書類の省略が認められます。

定期届出が四半期から年1回に変更

これまで四半期ごとに行っていた「特定技能外国人の受入れ・活動状況等」の定期届出は、年1回（4月～5月末まで）にまとめて提出する形へ移行します。令和8年から本格的に年1回提出となるため、今年度は移行期の提出期限を特に確認してください。

地域との連携が強化：共生施策への協力義務

特定技能外国人が働く事業所の所在地や、実際に居住する地域の自治体が行う「共生社会の実現」のための施策を確認し、それを踏まえて支援計画を作成することが新たに求められます。

支援計画書には確認した自治体名や確認日などを記載し、地方出入国在留管理局へ提出する必要があります。具体的な取り組み内容は自治体により異なるため、事前に制度や支援策を把握しておくことが大切です。

オンライン面談が可能に

定期面談は原則対面でしたが、一定のルールを守ればオンラインでの実施も認められます。

• 面談対象者（特定技能外国人）の事前同意
• 面談の様子を録画し一定期間保管
• 周囲に第三者がいないことを確認

このような条件下であれば、オンラインでも問題ありません。ただし、初回面談や年1回程度は対面が望ましいとされています。

新ルールを活用するには、早めにシステム利用登録を済ませ、業務フローを整備することが不可欠です。

新たな届出・報告義務の追加

今回の改正では、新たに以下のような届出・報告義務が課されます。

• 1か月以上の無就労期間が発生した場合の届出
• 支援実施が困難となった場合の届出（自己都合退職は除く）
• 不正行為や基準不適合が判明した場合の報告

手続きを怠ると後のトラブルにつながるため、社内での管理体制や情報共有の見直しを行い、円滑に報告できる環境を整備することが大切です。これを機に担当部門間で連携を強化し、提出期限や方法を明確化しておきましょう。

まとめ

今回の特定技能制度改正は、外国人材の受け入れをさらに円滑・適正化する狙いがあります。一方で、提出書類の省略要件やオンライン面談の実施基準など、新たなルールを理解していないとトラブルが発生する恐れも。

採用担当者は早めに社内手続きを整備し、円滑な外国人材受け入れ環境をつくりましょう。

参考資料はこちら